Уничтожение дел с истекшими сроками хранения | Статьи. Подготовка дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, составление описей дел, уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, - вот немалая часть той трудоемкой работы, которую регулярно приходится делать кадровику и которая так важна для обеих сторон трудовых отношений - как в настоящем, так и в будущем. Как же поступать с делами, срок хранения которых истек?
Казалось бы, чего проще - уничтожить документ по истечении срока хранения: порвал, выкинул - и дело с концом.. Сделать так, конечно, может любой, но будут ли эти действия законными? Разумеется нет. Почему?
Да потому что каждый документ несет определенную информацию о ком- либо или о чем- либо и подлежит хранению в установленном порядке. Соответственно, и уничтожение должно быть санкционированным. Вот тут как раз и возникает множество вопросов: все ли документы по истечении срока подлежат уничтожению?
Правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой. архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Образец акта об уничтожении документов · Исполнение запросов в Можно ли уничтожить сразу по одним пунктом — договора, либо. Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Здравствуйте. Есть приказ МО РФ № 200 По архиву.Там есть образцы актов на уничтожение документов и приказ 033 там сроки хранения документов.. Скачать образец акта об уничтожении документов своими силами. Главархивом СССР 15.08.1998) в ст. 1013 указывает, что журнал учета договоров на снабжение. Подскажите, пожалуйста, как уничтожить архивные документы, если номенклатура в организации..
С какого времени считать срок хранения? Достаточно ли одного акта на уничтожение документов на всю организацию или необходимо делать несколько по каждому подразделению?
Есть и другие вопросы по поводу уничтожения документов, сроки хранения которых уже истекли. Вы затрудняетесь самостоятельно проводить такие мероприятия? Тогда давайте вместе рассмотрим процедуру уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Не так давно мы разбирались с вопросами подготовки дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, а также с тем, как без ошибок составить опись дел по личному составу. Напомним, что в процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения. Обратите внимание! Сроки хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов.
С точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы документов: • временных (до 1. В данной статье мы поговорим о документах, имеющих срок хранения до 1. Именно эти документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
НА № 1. 2‘2. 01. 0В первую очередь необходимо знать, что сроки хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов. Ранее сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливались на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 0. 6. 1.
Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким. Руководитель. Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому 352 Перечня типовых архивных документов, образующихся в. Там указаны только договора подряда с физ. лицами — срок хранения у них 75 лет. Услуги архива дел и архивная обработка документов. работ по
формированию дел на хранение и выделение документов к уничтожению.
С момента заключения договора, к организации прикрепляется менеджер-
архивист. Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов. Трудовые договоры и соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел. Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых..
С 1 октября 2. 01. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утв.
Минкультуры России от 2. Сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливаются на основании Перечня и закрепляются в номенклатуре дел организации. Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве.
Например, срок хранения дел, законченных в 2. Дела же включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2. Я работаю инспектором отдела кадров уже несколько лет, но мне пока не доводилось иметь дело с архивными документами. Мой начальник в отпуске, а объяснить больше некому. Подскажите, пожалуйста, что такое срок хранения документа «до минования надобности»?
Как это понимать? Срок хранения «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией. Но согласно Перечню он не может быть менее одного года. Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, происходит в несколько этапов.
Рассмотрим эти этапы по порядку. ЭТАП 1. ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ с ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮДокументы, имеющие сроки хранения до 1.
Таблица. Кадровые документы, имеющие сроки хранения до 1. Продолжение. Окончание. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению - это результат экспертизы ценности документов, которая проводится в структурных подразделениях организации по завершении календарного и соответственно делопроизводственного года. Как правило, это происходит в начале (первой половине) наступившего года. В ходе такой работы осуществляется подготовка документов к передаче на архивное хранение (оформление дел, составление описей на дела, передаваемые на архивное хранение) и соответственно выделение части документов к уничтожению. Мы планируем уничтожить документы, срок хранения которых уже истек. Директор поручил мне составить приказ о создании экспертной комиссии.
Но я не понимаю, для чего она нужна, как ее формируют и как правильно составить приказ о ее создании? При создании в учреждении экспертной комиссии (ЭК) необходимо руководствоваться приказом Росархива от 1. Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
В состав комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, к работе экспертов можно привлечь архивариуса из окружного архива. Если весь отбор документов будет проходить в присутствии работника архива, то никаких неприятностей с уничтожением документов у организации в дальнейшем не будет. ЭК является совещательным органом.
Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. При необходимости (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением. Члены ЭК помогают персоналу службы документационного обеспечения управления осуществлять деятельность, связанную с подготовкой дел к последующему хранению и уничтожению, определяют сроки хранения документов, если в Перечне срок имеет формулировку «до минования надобности», рассматривают акты о выделении дел к уничтожению. Приказ о создании экспертной комиссии - это приказ по основной деятельности (приложение 1). Совет. Закрепите порядок выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству. Ввыделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и собственно уничтожение этих документов осуществляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 0. Желательно, чтобы в организациях этот порядок был закреплен в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству.
В целях гарантированного сохранения ценной документационной информации выделение документов к уничтожению проводится только после того, как подготовлены описи на дела постоянного и временных (свыше 1. Выделение к уничтожению документов по личному составу проводится только после того, как упорядочены документы по личному составу с длительными сроками хранения (свыше 1.
Например, если проведена обработка для передачи на архивное хранение документов по 2. Документы за период с 2. Уничтожаться могут только копийные и дублетные материалы. Так получилось, что у нас есть несколько испорченных документов, которые восстановлению не подлежат. Можно ли их уничтожить, и если да, то в каком порядке?
Проблема в том, что срок их хранения еще не истек. Нередко бывает так, что документы, срок хранения которых еще не истек, необходимо уничтожить. Порядок «расправы» с такими документами приведен в различных нормативных актах.
Так, про уничтожение испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в нее сказано в п. Правительства РФ от 1. О трудовых книжках».
А об уничтожении бланков, применяемых при наличных расчетах, можно прочитать в п. Правительства РФ от 0. О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно- кассовой техники». Такие бланки подлежат уничтожению на основании акта об их списании. Словарь кадровика. Копия документа (от лат. Страховая копия документа – копия важного, ценного или уникального документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.
Резервная копия документа – запасная копия, употребляемая только в случае надобности. Шредер – прибор для уничтожения бумаг; шредирование – разрезание на мелкие части. Наша организация сейчас находится в процессе ликвидации. Что нам делать с имеющимися документами?
Нужно ли их уничтожать? И если нужно, то как это сделать? Следует отметить, что при ликвидации организации документы, срок хранения которых к этому времени не истек, уничтожать нельзя.
Они должны быть переданы в архив на договорной основе. При этом понадобится опись всех документов. Документы ликвидируемой организации, сроки хранения которых на момент ликвидации истекли, уничтожаются в общем порядке.
При реорганизации организации документы передаются правопреемнику: они разбиваются по видам, нумеруются и подшиваются в специальные канцелярские папки или переплетаются в хронологическом порядке. На каждую папку составляется лист- заверитель, где указывается количество листов. При организации работы по выделению документов к уничтожению в акционерных обществах, необходимо учитывать положения Федерального закона от 2. ФЗ «Об акционерных обществах» и постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) от 1. Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Документы, подлежащие уничтожению, включаются в акт о выделении документов и дел к уничтожению, который составляется по установленной форме (приложение 2).
ЭТАП 2. СОГЛАс. ОВАНИЕ АКТОВ О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮВ организациях, передающих документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот же период архивным учреждением.